Die E-Rechnung bringt Ordnung in das Gutschriften-Wirrwarr
Viele Unternehmen nutzen FileMaker zum Schreiben von Rechnungen. Doch gerade in über Jahre gewachsenen Datenbanken findet sich häufig ein Problem, das lange kaum aufgefallen ist: Gutschriften werden fachlich falsch abgebildet.
FileMaker ist naheliegend und praktisch, wenn Angebote, Aufträge, Kunden und Artikel ohnehin darin erfasst und verarbeitet werden.
Oft wurde irgendwann ein Dokumenttyp „Gutschrift“ angelegt, der technisch kaum mehr ist als eine Rechnung mit negativen Mengen oder einem negativen Gesamtbetrag. Auf dem Papier sah das plausibel aus, die Buchhaltung konnte damit meistens umgehen und über Jahre bestand wenig Anlass, das zugrunde liegende Modell zu hinterfragen.
Mit der E-Rechnung ändert sich das.
Denn Gutschrift und Rechnungskorrektur sind wirtschaftlich und dokumentarisch nicht dasselbe.
Die Rechnungskorrektur korrigiert eine Rechnung
Eine Rechnungskorrektur bezieht sich auf eine bereits ausgestellte Rechnung. Sie korrigiert oder mindert deren Inhalt, etwa wegen einer Retoure, eines Preisfehlers, einer nachträglichen Minderung oder weil eine Position falsch berechnet wurde.
Ihre wirtschaftliche Aussage:
Die ursprüngliche Rechnung war in dieser Höhe nicht oder nicht mehr richtig.
Der Rechnungsteller korrigiert also seine eigene Abrechnung. Das kann beispielsweise bedeuten, dass eine ursprünglich berechnete Warenposition zurückgenommen wird oder sich der ursprünglich verlangte Betrag nachträglich vermindert.
Entsprechend können bei einer Rechnungskorrektur auch negative Mengen oder negative Beträge sachlich sinnvoll sein – abhängig davon, wie das eingesetzte Rechnungsformat und der konkrete Geschäftsvorgang die Korrektur abbilden.
Eine Gutschrift ist etwas völlig anderes
Die Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist dagegen keine korrigierte Rechnung und auch keine „negative Rechnung“. Sie ist ein Abrechnungsverfahren.
Normalerweise stellt der Leistende dem Leistungsempfänger eine Rechnung aus. Bei der Gutschrift wird dieses Verhältnis umgedreht: Der Leistungsempfänger erstellt die Abrechnung über die Leistung des Lieferanten.
Ein typisches Beispiel ist die Abrechnung eines Handelsvertreters oder eines anderen Leistungserbringers, dessen Vergütung vom Auftraggeber ermittelt und abgerechnet wird.
Der Rechnungsteller korrigiert seine eigene Rechnung.
Der Leistungsempfänger rechnet über die Leistung des Lieferanten ab.
Die Gutschrift ist keine negative Rechnung
Gerade hier liegt einer der häufigsten Fehler in älteren Warenwirtschafts- und FileMaker-Lösungen.
Bei einer Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn wird grundsätzlich über eine positive Leistung abgerechnet. Deshalb sind die Positionen typischerweise positiv: Menge, Einzelpreis, Steuerbasis und Gesamtbetrag beschreiben eine tatsächlich erbrachte Leistung.
Die Zahlungsrichtung ergibt sich nicht aus negativen Zahlen. Sie ergibt sich daraus, wer die Leistung erbracht hat, wer abrechnet und welcher Dokumenttyp vorliegt.
Eine Gutschrift über eine Leistung von 1.000 Euro ist keine Rechnung über minus 1.000 Euro. Sie ist eine Abrechnung über eine Leistung von 1.000 Euro – nur wird sie vom Leistungsempfänger erstellt.
Das Vorzeichen ersetzt nicht die fachliche Bedeutung des Dokuments.
Das sprachliche Problem
Erschwert wird die Sache dadurch, dass der Begriff „Gutschrift“ im kaufmännischen Alltag seit Jahrzehnten auch für ganz andere Vorgänge verwendet wird.
Ein Kunde schickt Ware zurück. Der Lieferant schreibt ihm den Betrag gut. Im ERP-System wird anschließend eine „Gutschrift“ erstellt.
Umgangssprachlich ist das verständlich. Umsatzsteuerlich handelt es sich dabei jedoch gerade nicht um eine Gutschrift im eigentlichen Sinn, sondern um eine Rechnungskorrektur beziehungsweise Minderungsrechnung.
Damit existieren zwei vollkommen unterschiedliche Bedeutungen desselben Wortes nebeneinander.
Solange das Ergebnis nur als PDF ausgedruckt oder per E-Mail verschickt wurde, ließ sich diese Unschärfe leicht übersehen. Menschen lesen ein Dokument schließlich im Zusammenhang. Sie sehen den negativen Betrag, erkennen die vorherige Rechnung und verstehen meistens, was gemeint ist.
Maschinen tun das nicht.
Die E-Rechnung zwingt zur Entscheidung
Die E-Rechnung macht aus einer Rechnung nicht einfach ein PDF mit etwas XML im Hintergrund. Sie überführt die Rechnung in ein strukturiertes Datenmodell.
Damit muss plötzlich eindeutig beschrieben werden, was ein Dokument eigentlich ist:
- Ist es eine Rechnung?
- Ist es eine Rechnungskorrektur?
- Ist es eine Gutschrift?
- Wer ist Leistungserbringer?
- Wer ist Leistungsempfänger?
- Wer stellt die Abrechnung aus?
- Welche Beträge gehören zu welchem Geschäftsvorgang?
Genau an dieser Stelle geraten historisch gewachsene Datenbanken unter Druck. Eine FileMaker-Lösung, die seit zwanzig Jahren mit einem Feld Belegart = Gutschrift arbeitet, muss nun beantworten, was mit „Gutschrift“ eigentlich gemeint ist.
War es tatsächlich ein Gutschriftverfahren? Oder war es in Wahrheit immer nur eine Stornierung oder Minderung einer zuvor ausgestellten Rechnung?
Was früher nur unsauber war, wird heute sichtbar
Das Interessante an der E-Rechnung ist deshalb nicht nur ihre technische Seite. Sie wirkt gleichzeitig wie eine Inventur der bisherigen Rechnungslogik.
Viele Fehler, die jahrelang unbemerkt geblieben sind, werden plötzlich sichtbar. Denn eine strukturierte Rechnung kann validiert werden.
Ein Validator prüft nicht, ob ein PDF für einen Menschen irgendwie plausibel aussieht. Er prüft, ob das übermittelte Dokument den Regeln des Datenmodells entspricht.
Damit werden Inkonsistenzen sichtbar, die zuvor möglicherweise erst bei einer Buchhaltungsprüfung oder Steuerprüfung aufgefallen wären.
Die E-Rechnung macht aus impliziten Annahmen explizite Daten.
Und genau das ist ihre große Stärke.
Besonders bei FileMaker lohnt sich der Blick ins Datenmodell
Bei einer gewachsenen FileMaker-Anwendung sollte deshalb nicht einfach nur ein XML-Export an die bestehende Rechnungsmaske angehängt werden.
Vorher sollte geprüft werden, welche Geschäftsvorgänge hinter den vorhandenen Belegarten tatsächlich stehen.
Eine vermeintliche „Gutschrift“ kann sich beispielsweise als Rechnungskorrektur herausstellen. Eine Stornorechnung kann wiederum anders modelliert sein als eine teilweise Minderung. Und eine echte Gutschrift benötigt andere Rollen von Verkäufer und Käufer als eine normale Rechnung.
Wer lediglich versucht, die bestehenden PDF-Dokumente möglichst originalgetreu in XML nachzubauen, übernimmt unter Umständen genau die fachlichen Fehler, die sich über Jahre im System angesammelt haben.
Die E-Rechnung räumt auf
Das mag zunächst unbequem erscheinen. Tatsächlich ist es aber eine Chance.
Die E-Rechnung zwingt dazu, Begriffe wieder sauber zu verwenden und Geschäftsvorgänge eindeutig abzubilden. Sie trennt etwas, das in vielen Unternehmen über Jahrzehnte sprachlich und technisch vermischt wurde:
Eine Gutschrift ist keine negative Rechnung.
Eine Rechnungskorrektur ist keine Gutschrift.
Was bisher häufig nur eine Frage der Beschriftung eines PDF-Dokuments war, wird nun Bestandteil eines maschinenlesbaren Datenmodells.
Damit bringt die E-Rechnung Ordnung in ein Gutschriften-Wirrwarr, das in vielen Warenwirtschaftssystemen seit Jahren oder Jahrzehnten existiert.
Und sie macht dabei Fehler sichtbar, für deren Entdeckung früher unter Umständen erst eine Steuerprüfung notwendig gewesen wäre.
Aus der Praxis
In FileMaker-Lösungen findet sich dieses Muster besonders oft, weil Gutschriften historisch als Rechnung mit umgekehrtem Vorzeichen angelegt wurden – was jahrzehntelang funktioniert hat, solange am Ende ein PDF stand.
Wenn Sie vor genau diesem Umbau stehen: Was ich dabei mache – oder direkt an info@hagemeister-conception.de.